Privacy Policy

Effective date: August 3, 2026 | Last updated: October 2, 2026

This Policy explains how Hexatech Solutions Inc., which provides Netodex (“Hexatech,” “we,” “us”), handles personal information. Netodex is a relationship-intelligence platform for associations, chambers of commerce, accelerators, franchises, venture-capital firms, and other customer organizations (the “Customer”). Netodex works from contacts and relationships the Customer already holds in its own systems; it is not designed as a data broker, external prospecting source, or web contact-harvesting tool. This Policy is a privacy notice, not a service contract between Hexatech and people listed in a directory.

1. Our roles

Hexatech is accountable for information it collects for its own activities, including its website, sales, support, billing, security, and account administration. For information about members, mentors, suppliers, partners, and other contacts the Customer provides from its own systems or makes available to Netodex (“Network Data”), the Customer normally determines the essential purposes and means of processing. Hexatech processes that data for the Customer under the contract, data processing agreement, and documented Customer instructions. Depending on applicable law, this may be characterized as a controller-processor, business-service provider or contractor, or equivalent relationship. Each party remains responsible for its legal duties. People listed in a directory do not have to accept Netodex’s commercial terms. The Customer must give required notices and establish a valid legal basis for collection, use, and disclosure.

2. Customer first party data boundary

Netodex’s normal scope is limited to Network Data the Customer already holds and chooses to connect, import, or make available. Netodex does not supplement that data with purchased lists, data brokers, automated harvesting from public websites, or data from another Customer. We do not create a shared contact database across Customers or use one Customer’s Network Data to prospect, enrich, or serve another Customer.

This boundary reduces secondary collection and supports purpose limitation, necessity, and data minimization. It does not, by itself, make processing lawful. Before connecting a source, the Customer must confirm that it lawfully holds the information, the intended use is compatible with prior notices and the existing relationship, and it has consent or another lawful basis where required. Netodex may request that confirmation and reject a source outside this scope.

3. Privacy contact

Privacy Officer: Sébastien Notari
Email: hello@netodex.co
Mailing address: Vaudreuil-Dorion, Québec J7V 1P9, Canada
General or legal requests: hello@netodex.co

4. Information we handle

We may handle: contact and professional profile information; account, authentication, role and permission data; directory, relationship and engagement data already held by the Customer and imported from its systems or created by its Authorized Users in Netodex; searches, conversational prompts, feedback and support content; device, browser, IP address, language, log, session and usage data; commercial, waitlist, contract, billing and support records; and inferred matches, recommendations and engagement indicators. We do not request highly sensitive information for ordinary use. Customers and Authorized Users must not submit health, biometric, detailed financial, government identifier or similarly sensitive data unless expressly agreed in writing with appropriate safeguards.

5. Sources and collection methods

We collect information from you; from the Customer and systems it controls or is authorized to use, such as its directory, CRM, or community tool; automatically through use of the Service; and from authorized authentication, hosting, communications, and integration providers. We do not buy contact lists or automatically harvest public web profiles to enrich Network Data.

6. Purposes and authority

We use information to provide, configure, administer and support Netodex; authenticate users; import, organize, search and display Network Data on the Customer’s instructions; generate matches, conversational search results and analytics that support human judgment; secure the Service and investigate incidents; manage billing and the business relationship; improve reliability and performance using limited, aggregated or de-identified information where permitted; comply with law; and enforce legal rights. We do not use Network Data to train a general model for other Customers without the Customer’s express written authorization. Depending on context, processing is based on consent, the requested service, the Customer’s functions and instructions, or another authorization under applicable law. Where consent is required, the request will be clear, separate and tied to specific purposes.

7. Artificial intelligence and profiling

Netodex may use artificial-intelligence models to analyze authorized queries and Network Data and suggest contacts, answers or trends. This may involve professional profiling. Outputs are probabilistic, may be wrong, and require verification. Netodex is not designed to make, by itself, decisions producing legal or similarly significant effects. The Customer may request information about the main factors used and must provide any objection or human-review mechanism required by law.

8. Service providers and other disclosures

We disclose only what is needed to providers supporting cloud hosting, security, authentication, communications, support, payments, integrations and, when enabled, AI functions. Contracts restrict confidentiality, security, use, retention and return or deletion. We may also disclose information in a permitted business transaction, with required consent, to protect rights or safety, or when lawfully required. We do not sell Network Data, share it for cross-context behavioural advertising, or mix it with another Customer’s data to serve that other Customer. Hexatech maintains and, where required, provides current provider categories and processing locations through its contract materials or subprocessor notice.

9. Processing outside Québec and Canada

Providers or their personnel may process information outside Québec or Canada, where different laws may permit government access. Before a disclosure outside Québec, we conduct the required privacy impact assessment and enter a written agreement providing adequate protection.

10. Retention and disposal

We retain information only as long as reasonably needed for the described purposes, contractual and legal duties, security, and dispute resolution. Periods depend on category, sensitivity, contract and Customer instructions. At expiry, information is securely destroyed or anonymized as applicable. Backups are overwritten on their normal cycle and remain protected in the meantime. Hexatech and the Customer must agree on a documented schedule, including export and deletion after termination.

11. Security and incidents

We use administrative, technical and physical safeguards proportionate to sensitivity and risk, including access controls, logging, appropriate encryption in transit and at rest, vulnerability management, backups, training and provider management. No safeguard removes all risk. We assess incidents, notify the Customer and individuals or regulators when required, and keep legally required records.

12. Cookies and similar technology

We use cookies or local storage strictly needed for sessions, security, authentication and language preference. If we add analytics, advertising or other non-essential technology, we will update this Policy and obtain a prior choice where required. Browser settings may block cookies, but parts of the Service may then not function properly.

13. Your rights and requests

Subject to legal conditions and exceptions, you may request access or correction, withdraw consent, request cessation of dissemination or de-indexation where the law provides, ask about a decision based exclusively on automated processing, and complain. For Customer-controlled Network Data, contact the Customer first; Hexatech will assist and forward requests it receives unless the law requires a direct response. Send requests to the Privacy Officer in section 3. We will reasonably verify identity and respond within the legal deadline. A refusal will give reasons and identify available recourse. You may also contact the Commission d’accès à l’information du Québec or another competent authority.

14. Regional supplements

Québec. Where Québec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector applies, the Customer must limit collection to necessary information, inform individuals about purposes, means, third parties, transfers outside Québec and profiling functions, and conduct required privacy impact assessments. Hexatech supports the Customer as a service provider and applies appropriate contractual, security, and governance measures.

European Economic Area and United Kingdom. Where the GDPR or equivalent UK regime applies, the Customer generally acts as controller and Hexatech as processor. The Customer determines the lawful basis and gives required notices. Hexatech processes Network Data on documented instructions, assists with rights and incidents, governs subprocessors, and uses a valid transfer mechanism where required.

California. Where the CCPA applies to the Customer and processing, Hexatech intends to act as a service provider or contractor for Network Data received under contract. Hexatech does not sell or share that data as defined by the CCPA, retains, uses, and discloses it only for authorized and proportionate business purposes, and does not combine it with data received from another business or collected from the individual except as permitted to provide the Service. The Customer remains responsible for notices, requests, and privacy choices that apply to it.

15. Minors

The Service supports professional relationships and is not directed to children under 14. A customer processing a minor’s information must comply with special consent rules and notify Hexatech before transfer.

16. Changes

We may revise this Policy as the Service or law changes. The current version will show a new date. We will give appropriate notice before material changes and obtain fresh consent where required. Prior versions are available on request.

Date d’entrée en vigueur : 3 août 2026 | Dernière mise à jour : 2 octobre 2026

La présente politique explique comment Hexatech Solutions Inc., qui offre Netodex (« Hexatech », « nous »), traite les renseignements personnels. Netodex est une plateforme d’intelligence relationnelle destinée aux associations, chambres de commerce, accélérateurs, franchises, sociétés de capital de risque et autres organisations clientes (le « Client »). Netodex travaille à partir des contacts et des relations que le Client détient déjà dans ses propres systèmes; il n’est pas conçu comme un courtier de données, une source de prospection externe ou un outil de collecte de contacts sur le Web. La présente politique est un avis de confidentialité et ne constitue pas un contrat d’utilisation entre Hexatech et les personnes inscrites dans un répertoire.

1. Nos rôles

Hexatech agit comme responsable des renseignements qu’elle recueille pour ses propres activités, notamment son site Web, ses ventes, son soutien, sa facturation, la sécurité et l’administration des comptes. Pour les renseignements concernant les membres, mentors, fournisseurs, partenaires ou autres contacts que le Client fournit à partir de ses propres systèmes ou rend accessibles à Netodex (les « Données de réseau »), le Client détermine normalement les fins et les moyens essentiels du traitement. Hexatech traite ces données pour son compte, conformément au contrat, à l’entente de traitement des données et aux instructions documentées du Client. Selon le droit applicable, cette relation peut correspondre à celle de responsable et de sous-traitant, de business et service provider ou contractor, ou à une qualification équivalente. Chaque partie demeure responsable des obligations que la loi lui attribue.

Les personnes figurant dans le répertoire ne sont pas tenues d’accepter les conditions commerciales de Netodex. Le Client doit leur fournir les avis requis et établir une base juridique valide pour la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements.

2. Limite aux contacts déjà détenus par le Client

Le périmètre normal de Netodex est limité aux Données de réseau que le Client détient déjà et qu’il choisit de connecter, d’importer ou de rendre accessibles. Netodex ne complète pas ces données au moyen de listes achetées, de courtiers en données, de collecte automatisée sur des sites publics ou de données provenant d’un autre Client. Nous ne créons pas de base de contacts partagée entre Clients et nous n’utilisons pas les Données de réseau d’un Client pour prospecter, enrichir ou servir un autre Client.

Cette limite réduit la collecte secondaire et appuie les principes de finalité, de nécessité et de minimisation. Elle ne prouve toutefois pas, à elle seule, que le traitement est légal. Avant de connecter une source, le Client doit confirmer qu’il détient les renseignements de façon licite, que l’utilisation envisagée est compatible avec les avis donnés et la relation existante, et qu’il dispose du consentement ou de toute autre base juridique requise. Netodex peut demander cette confirmation et refuser une source qui ne respecte pas ce périmètre.

3. Responsable et coordonnées

Responsable de la protection des renseignements personnels : Sébastien Notari
Courriel : hello@netodex.co
Adresse postale : Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 1P9, Canada
Demandes générales ou juridiques : hello@netodex.co

4. Renseignements traités

• Renseignements de contact et d’organisation : nom, titre, organisation, courriel, téléphone, secteur, région et renseignements professionnels.
• Données de compte et d’authentification : identifiants, rôles, permissions, préférences et traces de connexion.
• Données de réseau : profils de répertoire, affiliations, intérêts professionnels, relations, interactions, participation, notes et métadonnées déjà détenues par le Client, importées depuis ses systèmes ou créées par ses utilisateurs autorisés dans Netodex.
• Contenu et requêtes : recherches, demandes adressées aux fonctions conversationnelles, commentaires, réponses et contenu transmis au soutien.
• Données techniques et d’utilisation : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, langue, journaux, pages ou fonctions utilisées, événements de sécurité et identifiants de session.
• Données commerciales : demandes de démonstration, liste d’attente, communications, contrat, facturation et historique de soutien.
• Inférences et résultats : rapprochements, recommandations, indicateurs d’engagement et autres résultats générés à partir des données autorisées.

Nous ne demandons pas de renseignements hautement sensibles (notamment médicaux, biométriques, financiers détaillés ou numéros d’identification gouvernementaux) pour l’usage ordinaire du Service. Le Client et ses utilisateurs autorisés ne doivent pas en transmettre sauf accord écrit et mesures appropriées.

5. Sources et moyens de collecte

Nous recueillons des renseignements directement auprès de vous; auprès du Client et des systèmes qu’il contrôle ou est autorisé à utiliser, par exemple son répertoire, son CRM ou son outil communautaire; automatiquement lors de l’utilisation du Service; et auprès de fournisseurs autorisés d’authentification, d’hébergement, de communication ou d’intégration. Nous n’achetons pas de listes de contacts et ne recueillons pas automatiquement des profils sur le Web pour enrichir les Données de réseau.

6. Fins et bases du traitement

• fournir, configurer et administrer Netodex, authentifier les utilisateurs et offrir du soutien;
• importer, organiser, rechercher et présenter les Données de réseau selon les instructions du Client;
• produire des rapprochements, recommandations, recherches conversationnelles et analyses destinés à soutenir le jugement humain;
• sécuriser le Service, prévenir les abus, enquêter sur les incidents et tenir des journaux;
• gérer la relation commerciale, la facturation, les demandes et les communications de service;
• améliorer la fiabilité, l’ergonomie et la performance au moyen de données limitées, agrégées ou dépersonnalisées lorsque permis, sans utiliser les Données de réseau pour entraîner un modèle général destiné à d’autres Clients sans autorisation écrite expresse;
• respecter la loi, faire valoir nos droits et répondre aux demandes valides des autorités. Selon le contexte, le traitement repose sur le consentement, la nécessité de fournir le service demandé, les fonctions et instructions du Client, ou une autre autorisation prévue par la loi. Une demande de consentement sera distincte, claire et liée à des fins précises lorsque la loi l’exige.

7. Intelligence artificielle et profilage

Netodex peut utiliser des modèles d’intelligence artificielle pour analyser les requêtes et les Données de réseau autorisées afin de suggérer des contacts, des réponses ou des tendances. Ces fonctions peuvent constituer du profilage professionnel. Les résultats sont probabilistes, peuvent être inexacts et doivent être vérifiés. Netodex n’est pas conçu pour prendre, à lui seul, une décision produisant des effets juridiques ou un effet important comparable sur une personne. Le Client peut obtenir de l’information sur les principaux facteurs utilisés et doit offrir les mécanismes d’opposition ou d’intervention humaine requis par la loi.

8. Communication à des fournisseurs et à des tiers

Nous pouvons communiquer les renseignements nécessaires à des fournisseurs agissant pour nous, notamment pour l’hébergement infonuagique, la sécurité, l’authentification, les communications, le soutien, les paiements, les intégrations et, lorsque activées, les fonctions d’IA. Ils sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité, d’usage limité et de suppression ou restitution. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lors d’une transaction commerciale permise, avec le consentement requis, pour protéger des droits ou la sécurité, ou lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons pas les Données de réseau, ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle et ne les mélangeons pas aux données d’un autre Client pour fournir des services à celui-ci.

Avant la publication, Hexatech doit tenir et, lorsque la loi l’exige, rendre disponible une liste à jour des catégories de fournisseurs et des pays ou régions de traitement : liste des sous-traitants fournie sur demande.

9. Transferts hors Québec et du Canada

Des fournisseurs ou leurs équipes peuvent traiter des renseignements hors Québec ou hors Canada, où des lois différentes peuvent permettre l’accès par les autorités. Avant une communication hors Québec, nous réalisons l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise et concluons une entente écrite prévoyant une protection adéquate.

10. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins décrites, aux obligations contractuelles et légales, à la sécurité et au règlement des différends. Les périodes varient selon la catégorie, la sensibilité, le contrat et les instructions du Client. À l’expiration, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables. Les sauvegardes sont supprimées selon leur cycle normal et demeurent protégées jusqu’à leur écrasement. Hexatech et le Client doivent convenir d’un calendrier documenté, incluant le délai d’exportation et de suppression à la fin du service.

11. Sécurité et incidents

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité et aux risques, notamment contrôle des accès, journalisation, chiffrement approprié en transit et au repos, gestion des vulnérabilités, sauvegardes, formation et gestion des fournisseurs. Aucune mesure n’élimine tout risque. Nous évaluons les incidents, avisons le Client et les personnes ou autorités lorsque requis, et tenons le registre exigé par la loi.

12. Témoins et technologies similaires

Nous utilisons les témoins ou stockages locaux strictement nécessaires à la session, à la sécurité, à l’authentification et à la préférence linguistique. Si des témoins d’analyse, de publicité ou d’autres technologies non essentielles sont ajoutés, nous mettrons à jour la présente politique et, lorsque requis, demanderons un choix préalable au moyen d’un outil de consentement. Les paramètres du navigateur peuvent bloquer certains témoins, mais le Service pourrait alors moins bien fonctionner.

13. Vos droits et demandes

Sous réserve des conditions et exceptions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la cessation de diffusion ou la désindexation dans les cas prévus, retirer un consentement, demander de l’information sur une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et déposer une plainte. Lorsque les Données de réseau sont contrôlées par un Client, adressez d’abord votre demande à ce Client; Hexatech l’aidera à y répondre et lui transmettra toute demande reçue, sauf si la loi exige une réponse directe.

Envoyez votre demande au responsable indiqué à la section 3. Nous vérifierons raisonnablement votre identité et répondrons dans le délai prévu par la loi. Un refus sera motivé et précisera les recours disponibles. Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou l’autorité compétente.

14. Compléments régionaux

Québec. Lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique, le Client doit limiter la collecte aux renseignements nécessaires, informer les personnes concernées des fins, moyens, tiers, transferts hors Québec et fonctions de profilage, et réaliser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée requises. Hexatech soutient le Client en tant que prestataire et applique des mesures contractuelles, de sécurité et de gouvernance adaptées.

Espace économique européen et Royaume-Uni. Lorsque le RGPD ou le régime britannique équivalent s’applique, le Client agit généralement comme responsable du traitement et Hexatech comme sous-traitant. Le Client détermine la base juridique et fournit les avis requis. Hexatech traite les Données de réseau sur instructions documentées, assiste le Client pour les droits et incidents, encadre ses sous-traitants ultérieurs et utilise un mécanisme de transfert valide lorsque nécessaire.

Californie. Lorsque la CCPA s’applique au Client et au traitement concerné, Hexatech entend agir comme service provider ou contractor pour les Données de réseau reçues sous contrat. Hexatech ne vend ni ne partage ces données au sens de la CCPA, ne les conserve, utilise ou communique que pour les finalités commerciales autorisées et proportionnées, et ne les combine pas avec des données reçues d’une autre entreprise ou recueillies auprès de la personne, sauf dans la mesure permise pour fournir le Service. Le Client demeure responsable des avis, demandes et choix de confidentialité qui lui incombent.

15. Mineurs

Le Service vise des relations professionnelles et n’est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. Un Client qui traite les renseignements d’un mineur doit respecter les règles particulières de consentement et en aviser Hexatech avant toute transmission.

16. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l’évolution du Service ou de la loi. La mise à jour portera une nouvelle date. Nous donnerons un avis approprié avant tout changement important et demanderons un nouveau consentement lorsque requis. Les versions antérieures seront disponibles sur demande.